Процедура сертификации для оценки системы менеджмента разделена на 3 этапа. Руководитель Органа по сертификации выбирает аудиторов в соответствии с допусками по отраслям и квалификацией.

Деятельность по аудитированию и сертификации, описанная ниже, в основном имеет целью оценку соответствия системы менеджмента сертифицируемой организации требованиями основных нормативных документов и определенных процессов, а также документации системы менеджмента, разработанной организацией. Кроме того, оценивается способность системы менеджмента организации выполнять действующие законодательные, нормативные и договорные требования, а также результативность системы менеджмента с точки зрения обеспечения того, что организация продолжает достигать поставленные цели. В результате деятельности по аудитированию и сертификации выявляются, при необходимости, области для улучшения системы менеджмента или, если это применимо, фиксируются критические и некритические несоответствия.

Объем аудита, необходимый для осуществления деятельности по аудитированию и сертификации можно увидеть в программе аудита (см. коммерческое предложение) и плане аудита.

1 Анализ

Заинтересованную в сертификации организацию просят указать в анкете заказчика все необходимые для составления коммерческого предложения данные, чтобы Орган по сертификации мог в соответствии с признанными правилами оценить и прокалькулировать объем сертификации. Организация-заказчик получает необязывающее коммерческое предложение на сертификацию, и при согласии с условиями сертификации высылает, в Орган по сертификации подтверждение своего согласия.

Если Орган по сертификации не может провести сертификацию в объеме и с областью применения, заявленной организацией в анкете заказчика, то организации-заказчику не предоставляется коммерческое предложение на сертификацию и сообщают о причинах отклонения Органом по сертификации.

2 Аудит 1-ой ступени и оценка документации, предоставленной по системе менеджмента 

Сертификационный аудит начинается с проведения аудита 1-ой ступени и проверки документации, предоставленной по системе менеджмента (например, руководство, если таковое имеется, организационная структура (органиграмма), методологические и рабочие инструкции, отчеты о проведении внутренних аудитов и последний анализ со стороны руководства).

Заявитель передает руководителю команды по аудиту документацию по системе менеджмента в актуальной редакции в адекватный срок перед сертификационным аудитом. Руководитель команды по аудиту оценивает документы по системе менеджмента на их соответствие конкретным требованиям стандарта.
Частично анализ документации по системе менеджмента может происходить на месте у заказчика во время проведения аудита 1-ой ступени.

Своевременно до начала аудита 1-ой ступени заказчик получает план аудита 1-ой ступени. Плана аудита согласовывается по содержанию с заказчиком на вступительном совещании до начала аудита. Задачами аудита 1-ой ступени является: проверка документации по системе менеджмента, оценка локации и условий расположения, специфических для данной организации, проведение опросов сотрудников заказчика для оценки того, что существует понимание требований стандарта. Осуществляется сбор необходимой информации, касающейся области применения системы менеджмента, процессов и локаций (подразделений), а также связанных с ними законодательных и нормативных аспектов и проводится анализ их соблюдения. Кроме того оценивается, были ли проведены внутренние аудиты и анализ со стороны руководства и позволяет ли степень внедрения системы менеджмента проводить 2-ую ступень аудита.

Заказчик получает отчет о 1-ой ступени аудита, включающий анализ документации системы менеджмента. Выявленные критические и некритические несоответствия должны быть устранены до начала аудита 2-ой ступени с приведением свидетельств. Между аудитом 1-ой и 2-ой ступени допускается максимальный срок 6 месяцев. Если в сертифицируемой системе менеджмента заказчика появляются значительные изменения, то может потребоваться заново провести весь аудит 1-ой ступени или его части.

В случае необходимости заказчик информируется о том, что результаты аудита 1-ой ступени ведут с смещению сроков аудита 2-ой ступени на более поздний период или его отмене. После устранения всех несоответствий и/или неясностей проводится аудит 2-ой ступени. При превышении временных рамок в 6 месяцев должен быть проведен новый аудит 1-ой ступени.

3 Аудит 2-ой ступени 

Перед началом аудита 2-ой ступени заказчик получает план аудита 2-ой ступени. Во время аудита 2-ой ступени анализируется результативность системы менеджмента с учетом специфических требований стандарта, а также положений внедренной системы менеджмента на основе конкретных примеров и процессов в соответствии с процедурой выборочной проверки.

Задача организации во время аудита 2-ой ступени заключается в демонстрации практического применения его документированной системы менеджмента. По окончании аудита на заключительном совещании заказчик получает информацию о результате аудита. Несоответствия документально фиксируются в отчетах о несоответствиях. Руководитель команды по аудиту принимает решение о классификации несоответствий на критические и некритические несоответствия. Результат аудита отражается в отчете.

Подход при выявлении критических несоответствий

Критическое несоответствие имеет место быть, если раздел стандарта или элемент процесса в целом описан и/или реализован не в должной степени и из-за этого есть вероятность поставки некачественной продукции/услуг.

Заказчик должен проанализировать причину данного несоответствия и провести коррекцию, а также разработать корректирующие действия в течение 2-х недель после проведения аудита.

Реализация коррекций и корректирующих действий должна осуществляться в течение 3-х месяцев (отличие при сертификационном аудите: в течение максимально 6-ти месяцев с последнего дня 2-ой ступени, иначе должен проводится новый аудит 2 ступени).

Критическое несоответствие ведет к дополнительному аудиту, т.е. повторной перепроверке на месте или к предоставлению новых документов и свидетельств. Объем дополнительного аудита определяет руководитель команды по аудиту, причем аудитируются только процессы системы менеджмента, касающиеся критического несоответствия. Дополнительный аудит калькулируется исходя из необходимой трудоемкости.

Выдача сертификата или продление его действия может быть рекомендовано руководителем команды по аудиту только после подтверждения реализации коррекций и корректирующих действий.

Подход при выявлении некритических несоответствий

Несоответствие должно быть классифицировано как некритическое, если установлена неадекватность в описании или при реализации одного требования стандарта или элемента процесса.

Заказчик должен проанализировать причину данного несоответствия и провести коррекцию, а также наметить корректирующие действия в течение 2-х недель после проведения аудита. Если руководитель команды по аудиту считает коррекцию и корректирующие действия достаточными для устранения недостатков, то он может рекомендовать выдачу сертификата или продление срока действия сертификата.

Реализация коррекции и корректирующих действий проверяется и оценивается руководителем команды по аудиту не позднее, чем на следующем запланированном наблюдательном аудите.

4 Выдача сертификата и его поддержание

Выдача сертификата производится после утверждения процедуры по сертификации руководителем Органа по сертификации. В рамках утверждения процедуры по сертификации Орган по сертификации может дать оценку выполнению требований стандарта, отличающуюся от оценки руководителя команды по аудиту.

Если контракт на сертификацию подписан, то заказчик получает сертификаты (при необходимости на нескольких языках) вместе с контрактом и отчетом об аудите. Срок действия сертификата составляет три года при условии проведения в организации ежегодных наблюдательных аудитов для поддержания сертификации.

Если в рамках срока действия сертификата происходят значительные изменения в области применения или данных организации, то эти изменения перепроверяются во время следующего наблюдательного или расширительного аудита. В случае необходимости обе стороны подписывают изменения к контракту на сертификацию.

Наблюдательные аудиты:

В течение 3-х годичного срока действия сертификата ежегодно проводится наблюдательные аудиты. Во время наблюдательного аудита выборочно проверяется, продолжает ли сертифицированная система менеджмента и далее соответствовать требованиям стандарта. 1-й наблюдательный аудит после первичной сертификации должен проводиться в течение года после утверждения процедуры сертификации. Смещение сроков проведения аудита от этого установленного срока приводит к приостановке действия (незамедлительная приостановка при превышении установленного срока) или отзыву (аннулированию) сертификата (после 6-и месяцев после установленной даты).

2-й наблюдательный аудит проводится аналогично в течение 2-х лет после утверждения процедуры сертификации. Приостановка действия сертификата наступает через 3 месяца после установленного срока, а отзыв (аннулирование) сертификата через 6 месяцев после установленного срока.

Заблаговременно, до запланированного наблюдательного аудита, заказчик информируется Органом по сертификации о предстоящем аудите и сформированной (запланированной) команде по аудиту. Одновременно заказчика просят сообщить Органу по сертификации об изменениях в организации, таких как, например, изменение численности сотрудников или изменение области применения. Заказчик и руководитель команды по аудиту согласовывают сроки проведения аудита.

Для подготовки к аудиту заказчик получает план аудита с конкретными требованиями стандарта, которые должны быть проверены. Не все требования стандарта должны быть проверены в каждом наблюдательном аудите.

В случае выявления критических или некритических несоответствий действуют как при сертификационном аудите. В случае выявления серьезных критических несоответствий, сертификат может быть отозван. После проведения наблюдательного аудита держатель сертификата получает отчет о результатах аудита.

Приостановка и восстановление после приостановки:

При приостановке действия сертификата система менеджмента заказчика считается не сертифицированной. В это время сертифицированной организации не разрешается рекламировать свою сертификацию, в том числе пользоваться сертификатом и сертификационным знаком. В случае успешно проведенного аудита с утверждением процедуры сертификации может произойти обновление сертификации и действие сертификата подлежит восстановлению. Дополнительные правила содержатся в Контакте на сертификацию.

Отзыв (аннулирование):

Отзыв (аннулирование) сертификата производит Орган по сертификации через 6 месяцев после превышения установленного срока проведения наблюдательного аудита. После осуществленной отзыва (аннулирования) сертификации заказчик теряет право рекламировать сертификацию. Аннулированные сертификаты должны быть возвращены в Орган по сертификации. После произведенного отзыва (аннулирования) сертификация может быть проведена только заново.

Отказ в сертификации:

Отказ в сертификации может произойти, если Орган по сертификации после предоставления заказчиком заявки на сертификацию устанавливает, что сертификация данного заказчика невозможна, так как, например, в Органе по сертификации не обеспечивается компетентность или организация не соответствует основным принципам. Кроме того, отказ в сертификации может быть результатом ранее проведенного аудита Органом по сертификации. В этом случае организация должно устранить выявленные аудитором несоответствия и может дать заявку на новую сертификацию.

Расширение области применения сертификации:

Расширение может быть, если, например, должны быть включены новые отрасли (коды)/обособленные подразделения или должны быть добавлены другие процессы производства или оказания услуг. На основании информации, предоставленной заказчиком, должен быть определен объем расширительного аудита. Если необходимо, то существующая программа аудита адаптируется для оставшегося периода действия сертификата. Расширительный аудит может проводиться, как и в рамках обычного наблюдательного аудита, так и в ходе ре-сертификационного аудита, а также в специально определенную дату, когда дополнительные аспекты будут проверены.

В результате расширительного аудита следует новое утверждение процедуры сертификации и выдача измененного сертификата. Ранее выданные сертификаты должны быть возвращены заказчиком в Орган по сертификации.

Сокращение или расширение области применения сертификации:

Сертифицированная организация может подать заявку на расширение области применения сертификации, например, на сертификацию других видов деятельности или по другим стандартам в рамках интегрированного аудита (аудитирование по нескольким стандартам одновременно с использованием эффекта синергии). Расширение может также распространяться на включение дополнительных обособленных подразделений или сертификацию дополнительных производственных процессов или процессов оказания услуг. После подачи заявки и получения соответственно измененного коммерческого коммерческого предложения проводится аудит для проверки расширенной области применения производится утверждение в Органе по сертификации и и оформляется измененный сертификат. При необходимости, происходит адаптация существующей программы аудита для оставшегося срока действия сертификата.

Расширительный аудит может проводиться в рамках как регулярного наблюдательного или ресертификационного аудитов, так и в специально назначенный срок (дату), в которой проверяются аспекты расширения.

Сертифицированная организация может запросить сокращение области сертификации, если не должны больше сертифицироваться части сертифицированной области применения или если должно быть уменьшено число стандартов, по которым осуществляется сертификация. Организация информируется об измененном объеме аудита и после успешно проведенного соответствующего аудита оформляются измененные сертификаты.

Сокращение области применения должно быть произведено, если во время аудита или во время утверждения в Органе по сертификации установлено, что часть сертифицированной области применения соответствуют не всем требованиям к сертификации. Если, несмотря на проведение нового аудита или предоставление документов, не были приведены все необходимые свидетельства для поддержания ранее выданной сертификации, область применения сертификации сокращается и выдаются измененные сертификаты.

В результате аудита для расширения и, при необходимости, сокращения осуществляеся новое утверждение процедуры по сертификации и оформление измененных сертификатов. Ранее выданные сертификаты должны быть возвращены заказчиком в Орган по сертификации.

5 Ресертификационный или повторный аудит, возобновление сертификации 

До истечения срока действия сертификата для возобновления сертификации на последующие три года в организации необходимо провести ресертификационный (повторный) аудит. Начало ресертификационного аудита недопустимо по истечению действующего сертификата на условиях ресертификации; в этом случае должна проводится первичная сертификация с 1-ой и 2-ой ступенью.

Заказчик заранее вместе с анкетой предоставляет Органу по сертификации информацию о существующей системе менеджмента или изменениях в существующей сертификации. В коммерческом предложении на ресертификацию для заказчика составляется программа аудита на последующий 3-х годичный цикл сертификации.

При повторном аудите выборочно проверяется результативность всей системы менеджмента. Проведение аудита проходит в соответствии с пунктом 3 данного описания.
Деятельность в рамках ресертификационного аудита может потребовать проведения аудита 1-ой ступени, если в системе менеджмента, в организации или в условиях, в которых функционирует система менеджмента, произошли существенные изменения (например, изменения в законодательстве).

Новый цикл сертификации начинается с утверждением процедуры по ресертификации. Процедура ресертификации, в том числе ее утверждение руководителем Органа по сертификации, должна быть завершена в течение срока действия текущего сертификата чтобы обеспечить непрерывный срок действия сертификатов.

Если ресертификация (включая устранение всех несоответствий и утверждение Органом по сертификации) не завершена в течение 6 месяцев после истечения срока действия существующего сертификата, то следует провести новый аудит 2-ой ступени в соответствии с объемом аудита первичной сертификации.

Для дальнейшего поддержания сертификации должны проводиться ежегодные наблюдательные аудиты в 1-й и 2-й год после ресертификации. Установленный срок проведения соответствует дате утверждения процедуры по ресертификации +1 и +2 года соответственно.

6 Аудиты с краткосрочным предварительным уведомлением или без уведомления 

В случае необходимости в сертифицированной организации могут проводиться аудиты с краткосрочным предварительным уведомлением или без уведомления, например, для того, чтобы исследовать жалобы или проверить произошедшие изменения или, при необходимости, чтобы восстановить приостановленную сертификацию.

При аудитах с краткосрочным предварительным уведомлением Орган по сертификации оставляет за собой право информировать сертифицированную организацию об основных проверяемых пунктах не ранее, чем за 3 дня до даты посещения.

Сертифицированная организация не уведомляется об аудитах без уведомления.

В обоих случаях сертифицированная организация обязано обеспечить сотрудникам или аудиторам Органа по сертификации TÜV Thürungen e.V. доступ к соответствующим обособленным подразделениям организации.

7 Объединенная сертификация

Объединенная сертификация применяется в организациях с несколькими обособленными подразделениями. Для целей сертификации одно из таких подразделений определяется организацией в качестве центрального офиса, который планирует, координирует и контролирует определенные виды деятельности всех обособленных подразделений. Центральный офис не обязательно должен быть штаб-квартирой организации.

Обособленные подразделения могут быть независимыми юридическими лицами, но они должны быть связаны юридически или на контрактной основе с центральным офисом. Центральному офису и уполномоченному от высшего руководства центрального офиса должны быть предоставлены полномочия по юридическому вмешательству в работу всех обособленных подразделений (например, на договорной основе).

При объединенной сертификации помимо проверки центрального офиса на месте будет происходить аудитирование других обособленных подразделений в соответствии с процедурой выборочной проверки. Это устанавливается в программе аудита (см. коммерческое предложение) для проведения сертификационного аудита и ежегодных наблюдательных аудитов.

Процедура выборочной проверки возможна для объединенной сертификации, если выполняются следующие условия:

• Определение, внедрение и поддержание системы менеджмента, которая является единой для всех обособленных подразделений. Это также относится к важным (существенным) описаниям процессов
• Мониторинг всей (общей) системы менеджмента под единым руководством со стороны представителя руководства центрального офиса. Он должен быть уполномочен давать указания всем обособленным подразделениям.
• Проведение внутренних аудитов во всех обособленных подразделениях и по всем требованиям стандарта со свидетельством внедрения системы менеджмента перед аудитом со стороны Органа сертификации.
• Проведение централизованного анализа со стороны руководства и работа с претензиями к системе менеджмента.

Включение или изъятие обособленных подразделений требуют адаптации (корректировки) программы аудита для оставшегося цикла сертификации. Тем не менее, невозможно после проведенного аудита изъять обособленные подразделения из области сертификации (например, при обнаружении критического несоответствия в одном из обособленных подразделений).

Процесс проведения аудита и поддержания срока действия сертификации путем ежегодных наблюдательных аудитов осуществляется в соответствии с пунктами 2 и 3 настоящего описания.